Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документы, поступающие в архив, оформляются в дела и группируются в фонды с учетом хронологического и тематического признаков.
Учет архивных документов ведется по единицам хранения (для документов на бумажном носителе единица хранения - дело).
Хранение архивных документов осуществляется в специальном помещении с постоянной температурой и влажностью.
Доступ к месту хранения документов строго регламентирован.
Выдача дел осуществляется заведующим архивом на основании оформленного исследователем требования.
Доступ исследователей к особо ценным документам может быть ограничен.
Архив музея «Кузнецкая крепость» был образован в 1996 г. Его комплектование постоянно продолжается.
В архиве музея сформировано 7 фондов.
Фонд №1 включает комплексные научно-проектные исследования памятников архитектуры г.Новокузнецка советского и досоветского периодов. Содержатся материалы по следующим памятникам: Кузнецкая крепость, Спасо-Преображенский собор, дом купца Фонарева, Уездное училище, дом купца Васильева, Окружное казначейство, деревянная застройка Форштадта, кинотеатр «Коммунар», застройка архитектора Э.Мая, а также по утраченным памятникам Кузнецкого и Центрального районов города.
Фонд №2 содержит материалы на правах рукописи по истории, археологии, архитектуре и охране памятников, воспоминания старожилов, а также макеты изданий музея. Здесь же содержатся рукописи и макеты публикаций издательства «Кузнецкая крепость»
Фонд №3 сформирован из отчетов об археологических раскопках и полевых материалов (чертежи, дневники, рисунки).
В фонд №4 включены копии материалов других архивов (ГАТО, ГАНО, ГАКО и др.), используемые в научной работе сотрудников.
Фонд №5 формируется из документов и материалов по основным направлениям деятельности музея, кроме научной.
Фонд №6 включает фотографии, негативы и слайды (фото старого Кузнецка, крепости, фото Новокузнецка, портреты жителей города, фотографии музейных событий и коллекций).
Фонд №7 создан на основе документов различных организаций и частных лиц, поступивших в музей через ЭФЗК (которые невозможно отнести к другим фондам), например, документы Новокузнецкого отделения ВООПиК, музея Новокузнецкого Трамвайно-троллейбусного управления и другие.
Поиск документов исследователь осуществляет при помощи справочного аппарата—путеводителей и описей дел. Работать с ними можно при непосредственном обращении в архив музея.
Предварительно уточнить наличие материалов по интересующей исследователя теме необходимо по телефону 36-00-92.
Правила пользования архивом музея «Кузнецкая крепость»
К работе с научным архивом допускаются учащиеся и учителя школ, студенты, аспиранты, преподаватели вузов, сотрудники научных организаций и учреждений культуры, государственных учреждений при наличии у них оформленного направляющей организацией по установленному образцу отношения (т.е. письма от организации). Отношение составляется на фирменном бланке организации и содержит следующие данные: фамилию, имя и отчество исследователя, должность, тему исследования или цели использования информации. Отношение заверяется печатью направляющей организации и подписью ее руководителя. При обращении в архив без отношения в доступе будет отказано.
Частные лица в виде исключения допускаются к работе с научным архивом, но обязательно должны предоставить письменный запрос и аргументировать необходимость работы с данным документами и обозначить цели использования полученной информации. Частное лицо обязано иметь при себе удостоверение личности.
При обращении в архив исследователь должен иметь при себе отношение, паспорт и удостоверение (студенческий билет). Исследователи могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. Заказы на копирование исполняются с разрешения директора музея.
Работа с делами проводится только в помещении музея, вынос дел за пределы музея запрещен. Одновременно выдается не более 5 дел.
К работе с делопроизводственным архивом допускаются только сотрудники музея «Кузнецка крепость». Допуск прочих лиц запрещен. Поиск информации и составление справок социально-правового характера выполняется сотрудниками музея, обладающими соответствующими полномочиями. Любые документы личного характера, хранящиеся в архиве музея, имеют ограниченный доступ в течение 75 лет со дня создания.
Пользователь документов научного архива имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
Архив музея «Кузнецкая крепость» в соответствии со ст.26 ФЗ Об Архивном деле в РФ может на основе имеющихся архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, выполнять с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств. Договоры заключаются с музеем.
Прейскурант цен на информационные и копировальные услуги составляется с учетом научной и исторической ценности используемых документов, целей дальнейшего использования полученной информации, объема работ с архивными документами.
Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
При неоднократном обращении в архив музея и (или) большом объеме работ, с исследователем заключается договор (даже при отсутствии платных услуг).
